مسؤول دعم المؤسسي

ملخص الوظيفة

يتولى مسؤول الدعم المؤسسي تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للإدارة وقطاعات الشركة، بما يضمن انسيابية الأعمال والأنشطة المؤسسية، وتنظيم الوثائق والمراسلات، ومتابعة الإجراءات والطلبات الإدارية. كما يساهم في تنظيم المعلومات والملفات، والتنسيق للاجتماعات والأنشطة المؤسسية، والتواصل مع الجهات الخارجية والموردين والاستشاريين عند الحاجة.

يتطلب الدور مستوى عاليًا من التنظيم والدقة والسرية، والقدرة على إدارة عدة مهام في الوقت نفسه، مع المحافظة على أسلوب مهني في التعامل مع الموظفين والعملاء والموردين والجهات الخارجية.

المهام والمسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري والمؤسسي اليومي للإدارة وقطاعات الشركة.

• تنسيق ومتابعة الطلبات والإجراءات والموافقات والمواضيع الإدارية الموكلة إليه.

• إعداد وتنظيم وحفظ المراسلات الرسمية والتقارير والنماذج والسجلات والوثائق المؤسسية.

• تنسيق الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال والوثائق المطلوبة، وتوثيق نقاط العمل ومتابعة تنفيذها.

• مساعدة الإدارة في إعداد العروض التقديمية والتقارير والملخصات وغيرها من وثائق الأعمال عند الحاجة.

• تنسيق المراسلات والوثائق مع الجهات الخارجية والموردين والاستشاريين والجهات الحكومية ذات الصلة.

• تنظيم وحفظ السجلات والوثائق المؤسسية والتأكد من تحديثها وسهولة الوصول إليها.

• متابعة التراخيص والتسجيلات والعقود والتجديدات وغيرها من المتطلبات المؤسسية، والتأكد من استكمال الإجراءات المطلوبة في مواعيدها.

• دعم الإجراءات الإدارية الداخلية والتأكد من استكمال الموافقات والوثائق المطلوبة وفق سياسات وإجراءات الشركة.

• المساعدة في إعداد ومتابعة طلبات الشراء وطلبات الخدمات والمتطلبات الإدارية الأخرى بالتنسيق مع الجهات المعنية.

• المحافظة على سرية معلومات الشركة والموظفين والعملاء وبيانات الأعمال والتعامل معها بمهنية تامة.

• تحديد أوجه القصور في الإجراءات الإدارية أو عمليات التنسيق واقتراح حلول عملية لتحسين الكفاءة.

• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة بالدعم المؤسسي والإداري يتم تكليفه بها من قبل الإدارة، بما يتوافق مع طبيعة الدور واحتياجات العمل.

المؤهلات والمتطلبات

• خريج حديث بدرجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو أي تخصص ذي صلة.

• مهارات قوية في التنظيم والتنسيق والقدرة على إدارة عدة أولويات في الوقت نفسه.

• إجادة اللغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثًا.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وبالأخص Word وExcel وPowerPoint.

• يفضل وجود خبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة إدارة الأعمال مثل Odoo.

• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والقدرة على حفظ وتنظيم الوثائق والسجلات بدقة.

• مهارات مهنية في التواصل والتعامل مع مختلف الأطراف.

• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية تامة ومهنية.

• مهارات قوية في المتابعة وحل المشكلات وإدارة الوقت.

• القدرة على العمل باستقلالية والتعامل بمرونة مع متطلبات العمل المختلفة.